Coordination

La coordonnatrice ou le coordonnateur du département

Les enseignantes et les enseignants du département doivent désigner, au plus tard le 1^er avril, selon leur propre procédure, la coordonnatrice ou le coordonnateur du département pour l’année d’enseignement suivante. (clause 4-1.06)

Le mandat de la coordonnatrice ou du coordonnateur du département est d’un (1) an et est renouvelable. (clause 4-1.09)

FNEEQ : Les règles prévoient que les personnes nommées ou élues par le département à la coordination et aux comités (de programme, institutionnels ou ministériels) sont des porte‐parole de l’assemblée départementale. Ces personnes doivent informer le département des activités qu’elles réalisent en tant que porte‐parole et surtout recevoir leurs mandats de l’assemblée départementale. Dans le cadre de leurs fonctions, lorsque des modifications demandées touchent les conditions de travail des membres, il est aussi important qu’ils en informent l'exécutif syndical.

Selon la FNEEQ : La coordonnatrice ou le coordonnateur du département coordonne les activités requises pour la réalisation des fonctions du département prévu à la clause 4‐1.05. La coordonnatrice ou le coordonnateur remplit les tâches administratives inhérentes à sa fonction et administre le budget du département. (4‐1.11).

Les tâches administratives de la personne responsable à la coordination

Selon la FNEEQ : Est de s’assurer de la mise à jour annuelle des statuts, règles et politiques du département ; s’assurer de la conservation et de la mise à jour des dossiers départementaux en respectant le plan de classement du département ; répondre aux demandes de l’administration, des étudiants, etc.

Des exemples au Cégep de l'Outaouais

Au Département de Philosophie : Sous l’autorité de l’assemblée départementale :

Elle est le représentant officiel du département ;
Elle voit à l’exécution des décisions de l’assemblée départementale, signe tous les documents requérant sa signature, remplit tous les devoirs inhérents à sa charge et exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être dévolus par le département ;
Elle assiste à toutes les assemblées départementales et détermine la personne qui rédigera les procès-verbaux ;
Elle a la garde des procès-verbaux et de tous les autres documents appartenant au département ;
Elle convoque les réunions du département de philosophie et, s’il y a lieu, des assemblées spéciales et du comité de sélection ;
Elle convoque tous les comités départementaux.
Elle rédige les ordres du jour ;
Elle prépare la tâche des membres du département et la transmet au Cégep ;
Elle doit administrer le budget qui lui est confié et il tient un relevé précis des opérations budgétaires du département et dépose annuellement un état des finances ;
Elle coordonne la préparation et la présentation de tout dossier susceptible d’éclairer l’assemblée départementale dans sa prise de décision et dans l’exercice de ses rôles et de ses responsabilités ;
Elle remplit toutes les autres fonctions qui lui sont dévolues par les présents Statuts et règlements ou par le département;
S’assure de l’accomplissement des tâches prévues au volet 2 de l’article 8-4.01 de la convention collective.

Rôles et responsabilités de la coordination

La coordonnatrice ou le coordonnateur du département coordonne les activités requises pour la réalisation des fonctions du département prévues à la clause 4-1.05 et remplit les tâches inhérentes à sa fonction. (clause 4-1.10) À ces fins, la coordonnatrice ou le coordonnateur accomplit les tâches spécifiques suivantes :

Dans le cadre des activités liées à la régie interne :

voir à la tenue des assemblées départementales et à leur animation ;
voir à la tenue des assemblées départementales et à leur animation ;
assurer le suivi des règles départementales en tenant compte des politiques institutionnelles ;
préparer, pour soumettre à l’assemblée départementale, un projet de répartition des charges d’enseignement et des activités relatives aux services professionnels rendus à l’intérieur des normes fixées par la convention collective et par le Collège ;
faciliter la circulation de l’information et la communication entre les membres du département ;
acheminer les demandes du département à différentes instances du collège ou à des organismes extérieurs ;
donner suite aux diverses demandes adressées au département en provenance des étudiantes et des étudiants, des individus ou des organismes extérieurs, selon les orientations du département.

Dans le cadre des activités liées à la pédagogie :

effectuer le suivi nécessaire à la mise en place des activités relatives à l’accueil et à l’intégration des étudiantes et des étudiants dans le cadre des services professionnels rendus ;
voir à ce que les plans de cours soient adoptés ;
effectuer le suivi nécessaire pour que l’ensemble des opérations liées à la prestation des cours, aux modalités d’évaluation, aux besoins en locaux et en équipements, aux horaires, aux stages, puisse se dérouler ;
effectuer le suivi nécessaire à la mise en place d’activités d’aide à la réussite dans le cadre des services professionnels rendus.

Dans le cadre des activités liées au budget et aux ressources matérielles :

participer aux prévisions budgétaires ;
administrer les budgets de fonctionnement et d’investissement du département ;
recommander l’achat de matériel pédagogique et didactique (livres, revues, DVD, etc.) et procède, en l’absence de personnel technique, aux requêtes d’achat ;
effectuer le suivi relatif aux projets de rénovation, à la détermination des besoins des locaux spécialisés ou encore à l’organisation matérielle des laboratoires.

Dans le cadre des activités liées aux relations avec les pairs :

s’assurer que les enseignantes et les enseignants qui éprouvent des difficultés reçoivent une assistance ;
effectuer le suivi afin que soit assurée l’assistance professionnelle aux nouvelles enseignantes et aux nouveaux enseignants.

Dans le cadre des activités liées aux relations avec le personnel de soutien :

participer à l’élaboration des critères de sélection du personnel de soutien (par exemple, technicienne ou technicien de travaux pratiques, apparitrice ou appariteur) ;
participer à la planification de l’organisation des laboratoires avec le personnel de soutien (par exemple, technicienne ou technicien de travaux pratiques, apparitrice ou appariteur).

Dans le cadre des activités liées aux relations avec le collège :

Participer, selon les pratiques locales, à l’assemblée des coordonnateurs et coordonnatrices de département ;
Assurer le suivi auprès de la direction des études des activités départementales suivantes :
1. Répartir et pondérer les activités pédagogiques à l’intérieur des normes fixées par la convention collective et par le Collège ;
2. s’assurer que soient définis les objectifs, appliquées les méthodes pédagogiques et établis les modes d’évaluation propres à chacun des cours dont le département est responsable en tenant compte de la Politique institutionnelle d’évaluation des apprentissages ;
3. voir à ce que soient donnés tous les cours dont le département est responsable et en assurer la qualité et le contenu ;
4. procéder à l’élaboration des prévisions budgétaires du département ;
5. étudier, établir et maintenir, s’il y a lieu, des relations appropriées avec des établissements, des organismes et des entreprises compte tenu des moyens mis à sa disposition par le Collège ;
6. former un comité de révision de trois (3) personnes, dont l’enseignante ou l’enseignant concerné, habilitées à modifier, s’il y a lieu, les notes finales de l’étudiante ou de l’étudiant ;
7. élaborer le plan de travail annuel du département, en assurer le suivi et faire un rapport annuel des activités départementales.

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