Réunions départementales

Déroulement

Réunion ordinaire et extraordinaire

À ce sujet, le Code Morin stipule que « Les séances peuvent être ordinaires ou extraordinaires. Les séances ordinaires comportent tous les points habituels d’un ordre du jour. Les séances extraordinaires ne peuvent comporter que les points pour lesquels elles ont été expressément convoquées. »

Convocations

L’avis de convocation est acheminé par courriel au moins _______ à l’avance pour une réunion ordinaire et _______ pour une réunion extraordinaire (par la coordination départementale ou la personne qui agit comme secrétaire). L’avis de convocation devrait présenter un projet d’ordre du jour complet.

Il est aussi recommandé d’y joindre, dans la mesure du possible, les documents afférents et les propositions qui seront soumises à l’assemblée.

par année.

Assemblée régulière

Département de Français : L’assemblée régulière doit être convoquée dans un délai minimum de cinq (5) jours ouvrables. Une assemblée convoquée dans un délai de moins de cinq (5) jours ouvrables est considérée extraordinaire. Les assemblées doivent être convoquées à des moments où tous les membres sont libres de leurs responsabilités d’enseignement (habituellement, les mercredis entre 11h30 et 14h). Ces assemblées doivent avoir priorité sur d’autres engagements. Dans un souci d’égalité entre les enseignantes et enseignants des deux campus, une réunion sur trois doit être convoquée au campus xyz.

Séance ordinaire

Au Département de Français : On entend par « séance ordinaire » toute séance convoquée par la coordination dans un délai minimum de cinq (5) jours ouvrables. Ce type de séance sert habituellement à traiter de sujets réputés non urgents.

Séance extraordinaire

Au Département de Philosophie : Pour des questions urgentes et les délais de convocation dans ce cas sont de 24 heures et l’ordre du jour est fermé. Une assemblée départementale extraordinaire peut être convoquée en tout temps, à la demande de trois (3) membres du département de philosophie. La demande doit spécifier l’objet de l’assemblée extraordinaire. Les règles de convocation sont celles des assemblées régulières. Les règles concernant l’ordre du jour sont celles des assemblées spéciales. Il est convenu que toutes les réunions doivent se tenir dans un moment de disponibilité des membres du département et à l’intérieur des heures normales d’opération du cégep.

Plan de travail

Préciser ici les éléments constitutifs des plans de travail du département. Il peut être utile d’avoir un plan de travail annuel et un plan de travail sur plusieurs années afin de voir à préserver des orientations ou à consolider des projets qui ne peuvent être pensés sur une seule année.

La Direction des études et de la vie étudiante (DÉVÉ) fournit un gabarit comprenant les éléments prescriptifs des plans de travail annuels.

Ordre du jour

Le Code Morin stipule que « En règle générale, l’ordre du jour d’une séance ordinaire comprend les points suivants : ordre du jour, adoption du procès-verbal, affaires découlant du procès-verbal, correspondance, période d’informations, période de questions, affaires reportées, affaires nouvelles, affaires diverses, clôture de la séance. »

Quorum

Le quorum est constitué de _______________________________ .

Préciser les actions à prendre après avoir constaté, le cas échéant, que le quorum n’est pas atteint.

Présence et absence à une réunion départementale

La présence aux réunions départementales fait partie intégrante de la tâche enseignante. À ce titre, toutes les enseignantes et tous les enseignants sont tenus d’être présents aux rencontres de leur département.

Préciser ici les règles régissant les absences. Préciser aussi les modalités d’application des règles en lien avec la présence pour les précaires ou les enseignantes et enseignants n’ayant pas une tâche pleine.

Ces règles doivent être conformes à la convention collective et aux pratiques locales de gestion des ressources humaines.

Désignation d’une présidence et d’un secrétariat d’assemblée

La présidence d’assemblée est assumée par __________________.

La ou le secrétaire d’assemblée est assumé par _______________.

Procès-verbal

Le procès-verbal est distribué (par courriel) au plus tard ____________________. Le procès-verbal doit à tout le moins faire clairement état de l’ordre du jour et des décisions prises en assemblée départementale.

Procédures d’assemblées

Les règles et procédures sont mutatis mutandis celles du Code et règles de procédure de la CSN. Tous les membres du département, peu importe leur statut, ont le même droit de vote.

Il peut être heureux ici de préciser quelques procédures de base comme :

Procédures liées au vote
- Proposition principale
- Amendement
- Sous-amendement
- Dépôt
- Demande de vote et question préalable
- Point d’ordre
- Point de privilège
- Déroulement typique d’une proposition
- Vote électronique
- Tours de parole et temps de parole
- Plénière
Majorité requise
- Majorité simple
- Majorité des 2/3
- Fonction de l’abstention (et son calcul ou non dans la majorité)

Comportement attendu

Préciser ici les éléments que le département estime nécessaire de convenir d’un commun accord en lien avec la façon de travailler ensemble dans le cadre d’une assemblée délibérante.

Fréquence ou calendrier des rencontres

Préciser les modalités concernant la fréquence des rencontres ou l’adoption et la modification du calendrier des rencontres par session ou

Au Département de Français : Un ordre du jour est acheminé aux membres au moment de la convocation à 5 jours ouvrables de l’assemblée, dans la mesure du possible. L’ordre du jour peut être modifié par la coordination (par exemple, par l’ajout de nouveaux points), mais il doit obligatoirement être adopté par l’Assemblée en début de séance. Dans les cas où des élections seraient prévues, les membres du Département doivent absolument être avisés des modifications au moins trois jours avant la rencontre. Les points à l’ordre du jour autres que les points du volet « Informations » peuvent faire l’objet d’une proposition sans que ce ne soit précisé dans l’ordre du jour.

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