Assemblées

exemples de Principes de gestion des assemblées

Quorum

Au Département de Français : Le quorum est le nombre minimal de membres qui doivent être présents lors d’une assemblée afin d’en assurer la légitimité et la validité des délibérations et des résolutions. Le quorum est fixé à 50 %+1 des membres actifs du Département de français. Une demande de dépôt d’une question ou de levée de la réunion peut être formulée lorsque, en cours d’assemblée, il n’y a plus quorum. L’assemblée se poursuivra si aucune demande n’est exprimée en ce sens.

Présidence de l’Assemblée

Au Département de Français : Lors de la première assemblée d’une session d’enseignement, les membres procèdent à l’élection de la Présidente ou du Président d’Assemblée. Une fois nommée, cette personne s’engage à assumer cette responsabilité pour toutes les assemblées de la session en cours. Le rôle de la Présidence est de veiller au bon déroulement des assemblées, au respect des règles, du décorum et des tours de parole. Parce qu’elle est tenue à la neutralité à l’égard des membres de l’Assemblée, la Présidence ne peut participer aux débats, émettre son opinion ou voter sur une proposition, à moins d’une égalité (voir l’article Vote). En cas d’absence de la Présidence nommée par l’Assemblée en début de session, un autre membre doit être élu pour tenir ce rôle de manière extraordinaire jusqu’au retour de la Présidence habituelle. Il est également possible de déléguer la Présidence de manière extraordinaire pour un point précis de la réunion afin de lui permettre de participer au débat, d’exprimer son opinion ou de participer au vote.

Secrétariat d’assemblée

Au Département des THD : Les membres de l’assemblée départementale assurent à tour de rôle l’office de secrétariat d’assemblée selon l’ordre alphabétique.

Au Département de Français : La personne responsable à la coordination départementale est la personne désignée au secrétariat écrit le procès-verbal doit rédiger le procès-verbal. Au besoin, un autre membre peut être nommé pour assumer ce rôle en début de séance et avec l’accord d’une simple majorité des membres présents. Le rôle du secrétariat d’assemblée est de prendre note des discussions, des propositions et amendements et d’en faire la lecture devant l’Assemblée sur demande de celle-ci. Il est chargé de produire le procès-verbal de la réunion à laquelle il officie. Contrairement à la Présidence, le ou la Secrétaire peut participer aux discussions, émettre son opinion et voter sur les propositions.

Informations

Au Département de Français : Comme son nom l’indique, le volet informations prévu dans l’ordre du jour doit servir strictement à transmettre des informations d’intérêt pour l’Assemblée (ex : conférence ou évènement à venir, nouvelles d’un comité ou d’un sous-comité, suivi d’un dossier en cours, etc.) Il ne peut pas donner lieu à une discussion ni à des propositions. Si un membre estime qu’une information devrait faire l’objet d’une proposition ou d’une discussion plus approfondie, il peut en demander l’ajout à l’ordre du jour d’une réunion ultérieure (voir Ordre du jour).

Discussion et tours de parole et temps de parole

Au Département de Français : Pour chaque point à l’ordre du jour d’une assemblée, un membre dispose, pour s’exprimer, d’un maximum de deux (2) tours de parole, chacun d’une durée maximale de cinq (5) minutes. Lorsqu’un membre désire prendre la parole, il le signifie à la Présidence de l’Assemblée à qui incombe la responsabilité de gérer les tours et le temps de parole. Les tours de parole sont attribués dans l’ordre de leur signification à la Présidence. Toutefois, un membre désirant se prévaloir de son premier tour de parole a toujours préséance sur les membres qui ont déjà parlé, et ce, même si le second tour de parole est commencé. Si un membre désire obtenir un tour de parole supplémentaire ou poursuivre son intervention au-delà du temps limite, il doit solliciter l’accord de l’Assemblée pour le faire.

Plénière

Au Département de Français : Une plénière équivaut à former une assemblée délibérante composée de l’entièreté des membres présents lors de l’assemblée. La plénière étudie, pendant une période établie par l’Assemblée, une question particulière ou un rapport à la façon d'un comité. L’objectif de la plénière est de faciliter la discussion sur un sujet qui ne fait pas encore l’objet d’une proposition formelle. Aucune proposition ne peut être soumise formellement lors d’une discussion en plénière. Tout membre peut formuler une proposition une fois la plénière terminée. La formation d’une plénière en cours d’assemblée doit faire l’objet d’une proposition, laquelle doit être traitée comme toute autre proposition. La plénière est automatiquement dissoute lorsque le temps prévu est écoulé, à moins qu’un membre n’en propose la dissolution avant. Une proposition peut être faite pour poursuivre la plénière pendant une certaine période de temps supplémentaire. Une telle proposition doit être appuyée et acceptée par l’Assemblée.

Proposition, amendement et sous-amendement

Au Département de Français : Une proposition (ou motion) est une recommandation faite par un membre en lien avec le sujet à l’ordre du jour, et sur laquelle l’Assemblée doit se prononcer. Lorsqu’une proposition est formulée, elle est lue à haute voix par la ou le Secrétaire, et l’Assemblée entre alors en délibération avant de la soumettre au vote. À la suite de ce vote, si la proposition reçoit l’approbation de la majorité de l’Assemblée, elle devient une résolution et doit être mise en œuvre par le Département. Pour qu’une proposition soit valide, elle doit être proposée par un membre en règle de l’Assemblée, et appuyée par un autre; la Présidence doit également juger qu’elle n’enfreint aucune règle de procédure. À tout moment, un proposeur peut retirer sa proposition (ou amendement ou sous-amendement).

L’amendement sert à apporter une modification à la proposition principale. Il doit obligatoirement être en lien avec le sujet de cette proposition, à laquelle il peut rajouter ou retrancher des éléments, sans toutefois en modifier le sens. Pour qu’un amendement soit valide, il doit être proposé par un membre et appuyé par un autre. Il ne peut également y avoir qu’un seul amendement à la fois à une même proposition.

Le sous-amendement est une modification à un amendement. Il est soumis aux mêmes règles que l’amendement et doit être proposé et appuyé par des membres en règle de l’Assemblée. Il ne peut y avoir qu’un seul sous-amendement à la fois à un amendement.

Lorsqu’une proposition est amendée et sous-amendée, elle donne lieu à plusieurs votes distincts : l’Assemblée se prononce d’abord sur le sous-amendement, puis sur l’amendement, et enfin sur la proposition principale (modifiée ou non, selon le résultat des votes précédents).

Proposition de félicitations ou de blâme (ou motion de félicitations ou de blâme)

Au Département de Français : Une proposition de félicitations ou de blâme est une proposition par laquelle un membre sollicite l’accord de l’Assemblée afin de porter au procès-verbal des félicitations, un blâme ou une réprimande envers un autre membre du département, un membre de l’institution ou encore une entité de l’institution (par exemple, un département, un comité, un sous-comité, une direction). Cette proposition est soumise aux mêmes règles que les propositions ordinaires. Elle doit être reliée au sujet de discussion en cours ou avoir été portée à l’ordre du jour de l’assemblée. Si un membre du département présent lors de l’assemblée fait l’objet d’une proposition de blâme, l’Assemblée, après l’avoir entendu, peut lui demander de se retirer le temps des délibérations et du vote.

Point d’information

Au Département de Français : Le point d’information (à ne pas confondre avec le volet Informations annoncé dans l’ordre du jour, voir cet article) peut être soulevé par un membre ayant besoin de clarifications en lien avec les discussions en cours, une proposition ou encore les procédures de l’Assemblée. Pour soulever un point d’information, un membre doit demander un tour de parole et s’adresser directement à la Présidence, qui se charge alors d’apporter les clarifications nécessaires.

Point d’ordre

Au Département de Français : Un point d’ordre peut être demandé lorsqu’un membre considère :

a) qu’une intervention est redondante ou s’écarte du sujet prévu à l’ordre du jour ;

b) que des faits inexacts ont été soumis à l’Assemblée ;

c) que le décorum n’est pas respecté (voir Comportement attendu) ou que des propos irrespectueux ont été tenus et doivent être retirés.

Un point d’ordre doit être adressé immédiatement et directement à la Présidence, qui décide de l’accorder ou de le rejeter ; il ne fait pas l’objet d’une discussion. Un membre en désaccord avec la Présidence quant au refus ou au maintien d’un point d’ordre peut en appeler de la décision, auquel cas l’Assemblée vote immédiatement afin de trancher le litige.

Question de privilège

Au Département de Français : Un membre qui s’estime lésé dans ses droits, qui juge que l’on attente à sa réputation ou que le déroulement de l’Assemblée est incorrect peut soulever une question de privilège. Pour ce faire, il ou elle s’adresse directement à la Présidence qui accorde ou non la question de privilège après explication des motifs à l’appui de cette demande. Cette question est prioritaire sur les autres propositions en raison de son importance ou de son urgence. En cas de refus, seul le membre concerné peut en appeler de la décision de la Présidence, auquel cas l’Assemblée vote immédiatement pour trancher le litige.

Sanctions

Au Département de Français : La Présidence peut imposer des sanctions à un ou des membres nuisant volontairement au déroulement de l’assemblée ou ayant un comportement inopportun (voir l’article Comportement attendu). Ces sanctions ne sont pas inscrites au procès-verbal. Pour ce faire, la Présidence prend la parole et explique à l’Assemblée les motifs de la sanction. Le ou les membre(s) concerné(s) peuvent en appeler de la décision, auquel cas l’Assemblée vote immédiatement et sans discussion pour trancher le litige. Il appartient à la Présidence de juger de la gravité des faits reprochés et de la sévérité de la sanction à imposer. Les sanctions possibles sont :

1. La réprimande;

2. Le retrait du droit de parole pour le sujet en cours;

3. Le retrait du droit de parole pour toute la durée de l’assemblée;

4. L’expulsion de la salle.

Pour les mêmes raisons, l’Assemblée peut demander qu’un membre fasse l’objet d’une proposition de blâme (voir cet article), suivant les mêmes modalités que toute autre proposition.

Dépôt

Au Département de Français : Lorsque l’Assemblée semble incapable de traiter un sujet et de prendre une décision en raison d’un manque de temps, ou encore par faute de quorum, un membre peut en proposer le dépôt, c’est-à-dire le report à une réunion ultérieure. Une proposition de dépôt est soumise aux mêmes règles qu’une proposition, c’est-à-dire doit être proposée, appuyée et fait l’objet d’un vote de l’Assemblée.